Emailing para el sector bancario: privacidad de los datos y entregabilidad de primer nivel

La importancia del emailing en el sector bancario

El auge del email en el sector bancario es evidente. A medida que aumenta la conciencia social con respecto al uso del papel para enviar comunicaciones y extractos, las entidades financieras han ido abandonando el correo postal y buscando otro tipo de canales más sostenibles, como el email y las aplicaciones, para comunicarse con sus clientes.

El éxito del email en el sector bancario responde a varios motivos:

• Tiene una gran penetración entre la sociedad: Hoy en día, tener una dirección de email se ha convertido en algo prácticamente indispensable, lo que hace de este uno de los canales de comunicación más extendidos, especialmente para mensajes importantes.

• Es inmediato y perdura en el tiempo: Los bancos pueden enviar mensajes a sus clientes de forma instantánea. Además, permanecen en la bandeja de entrada para que los receptores puedan volver a ellos y consultarlos más adelante.

• Permite el envío de emails personalizados a escala: Una infraestructura de email solvente permite el envío de grandes volúmenes de email personalizado con la información de cada cliente, como resúmenes de movimientos a final de mes o notificaciones de cargos trimestrales.

• Es asequible, fácil de usar y ofrece métricas concretas: La sencillez del email y la variedad de información al alcance de los profesionales del marketing hacen de este canal una herramienta perfecta para el envío de comunicaciones de marketing y transaccionales.

Sin embargo, la transformación digital supone también nuevos retos para el sector bancario. En lo relativo al email, las entidades financieras deben preocuparse porque los mensajes críticos que envían no se vean comprometidos y que lleguen a la bandeja de entrada de sus usuarios.

Cómo asegurar una alta seguridad y privacidad de datos

Según el estudio realizado por Capgemini y la EFNA en 2019, un 76% de los altos ejecutivos declara que una de las mayores preocupaciones de las organizaciones del sector financiero en la nueva era digital es la protección y la privacidad de los datos de sus clientes.

Como parte de una empresa que trata con el dinero y los datos personales de la gente, sabes que la seguridad es algo que no debe tomarse a la ligera en tu organización. Es crucial proteger la información confidencial y evitar los ataques de piratas o las filtraciones.

Por ello, el email —uno de los canales más empleados para la comunicación directa y personalizada con tus clientes— debe ser seguro y garantizar que todos los datos están a buen recaudo y solo disponibles para quienes cuentan con autorización de acceso. Además, las bandejas de entrada se han convertido en lugares donde aquellos que tienen malas intenciones buscan sus víctimas y se aprovechan de su vulnerabilidad.

¿Qué normativas debe cumplir mi empresa?

De todos los acuerdos relativos al emailing que debes conocer y asegurarte de cumplir, el más importante es el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD).

El RGPD, aplicable desde mayo de 2018, regula el tratamiento de los datos de los ciudadanos europeos, y es aplicable a todas aquellas empresas, europeas o no, que tengas clientes que residan en la Unión Europea.

Si aún tienes dudas sobre los requerimientos de este reglamento, hemos preparado un kit con todo lo que debes conocer y tener en cuenta sobre el RGPD que te ayudará a mejorar el cumplimiento normativo en tu empresa.

Sin embargo, no basta con que garantices el cumplimiento de tu empresa, sino que debes asegurarte de que tus proveedores de servicios también cumplen estrictamente las normativas, especialmente aquellos que están involucrados con datos e información confidencial.

Técnicas para mejorar la seguridad y privacidad de datos

La privacidad y seguridad de los datos es también una de las grandes preocupaciones de tus clientes. Según una encuesta de IBM, el 81 % de los consumidores está preocupado por cómo las empresas gestionan sus datos y el 87 % piensa que las empresas deberían endurecer sus políticas de gestión de datos personales.

Para ayudarte a asegurar una óptima seguridad y privacidad de los datos en tu organización, hemos recopilado las dos técnicas principales para lograr una base sólida.

Seguridad de tus servidores y almacenamiento de datos

Lo primero es asegurarse de que los servidores en los que se guardan los datos son seguros.

Si es tu propia empresa la que se encarga de guardar estos datos, el requisito mínimo es que cumpla con el RGPD. Establece una vigilancia ininterrumpida de los servidores y limita la cantidad de personas que puede acceder a ellos. Es obligatorio para tu empresa, y resulta fundamental para proteger la información de los usuarios y, en última instancia, seguir mereciendo su confianza.

Si es otra empresa la que se encarga de guardar los datos, ten en cuenta que la solución por la que optes debe ofrecer todas las garantías. Redundancias, prevención de incendios, altos niveles de seguridad, autosuficiencia energética, etc. Como no serás tú quien gestione directamente el servidor, debes asegurarte de que se siguen todas estas medidas preventivas, necesarias para garantizar el máximo nivel de seguridad. Si tienes clientes europeos, puede que sea buena idea tener también los servidores en Europa, porque se aplicarán las leyes europeas más estrictas.

Elegir entre confiar en tu infraestructura de email interna para gestionar tus nececidades de email o subcontratar un servicio de terceros es una decisión difícil de tomar. Para ayudarte, Mailjet ha elaborado esta guía, que profundiza en todas las consideraciones que tendrás que tener en cuenta y te explica en detalle las tres soluciones que puedes elegir.

Cifrado

El método más común para proteger los emails y la información que contienen es el cifrado.

A pesar de lo que opina la mayoría, el protocolo DKIM no proporciona cifrado de mensajes, aunque sí añade una capa de autenticación que te ayuda a proteger tus mensajes. Al enviar un email mediante DKIM, los servidores de recepción lo revisarán. Usarán tu clave pública para verificar que coincide con la clave privada que se incluye en la firma DKIM. De ser así, significa que el nombre de dominio que envía el email es legítimo, con lo que se validará la identidad del remitente y se descifrará el email. De lo contrario, puede que el email se considere un intento de phishing.

Para proteger tus emails, Mailjet encripta el canal por el cual se envían tus emails desde tu servidor de envío al servidor del destinatario. Esto se realiza gracias al Transport Layer Security (seguridad de la capa de transporte, o TLS). Sin embargo, no todos los proveedores de internet utilizan el TLS, lo que significa que si envías un mensaje cifrado TLS a un servidor que no sigue este protocolo, este tipo de cifrado no será efectivo.

Cómo tener una entregabilidad de primer nivel

Como parte de una organización en el sector financiero, la seguridad y la privacidad de tus datos no es tu única preocupación en cuanto a emailing se refiere. Llegar a las bandejas de entrada de tus usuarios se ha convertido en un reto y en una prioridad a la vez.

Si tu organización utiliza el email como uno de los canales de comunicación interna o externa con tus clientes y futuros clientes, debes asegurarte de que estos están recibiendo los emails en el lugar adecuado (bandeja de entrada) y en el momento adecuado.

¿Qué es la entregabilidad y por qué es importante?

La entregabilidad se describe como la capacidad que tenemos para entregar un email a la bandeja de entrada de nuestro destinatario.

¿Sabías que las estadísticas muestran que alrededor de un 20% de los emails enviados no consigue llegar a la bandeja de entrada?

Es innegable que la entregabilidad es un aspecto fundamental para cualquier empresa que envíe emails, especialmente para aquellas que tratan con información relevante, financiera y personal como en los servicios de banca, seguros o fintech. Información que tiene que llegar y tiene que hacerlo a tiempo en el momento preciso. Y, por supuesto, respetando la privacidad y la protección de los datos de tus clientes.

Son numerosos los casos prácticos dónde entregabilidad y seguridad y privacidad van de la mano en tu sector. Por ejemplo, en confirmaciones de compra o de una transferencia bancaria, en autenticación de transacciones, en el envío de documentación confidencial como contratos, pólizas o resúmenes del estado de las posiciones de un cliente, o en la bienvenida de nuevos clientes a tus servicios. Fíjate en este ejemplo de CaixaBank:

Incluso algo tan sencillo como la confirmación de entrega de un paquete con una nueva tarjeta de crédito, por ejemplo, es importante que llegue a la bandeja de entrada en el momento adecuado. Un buen ejemplo de ello es éste email de BNext:

Por último, no debemos pasar por alto que hay comunicaciones que deben ser instantáneas literalmente, especialmente las que son de tipo transaccional. El email te permitirá hacerlo con creces, si cuentas con un buen proveedor de servicios de email como Mailjet, claro está. Aunque lo mejor para cubrirse bien las espaldas es apoyar los emails transaccionales con SMS, ya que estos tienen un 98 % de tasa de apertura y te ayudarán a mejorar la entregabilidad de este tipo de comunicaciones importantes.

Técnicas para mejorar la entregabilidad

Mejorar la entregabilidad de los emails que envía tu empresa es una tarea que requiere dedicación y constancia, por lo que tu equipo deberá trabajar de forma regular, garantizando el cumplimiento de las mejores prácticas.

Para ayudaros, aquí te resumimos algunas de las técnicas que ayudarán a mantener vuestra entregabilidad en umbrales óptimos.

Utilizar un formulario suscripción para crear tus listas

Una buena práctica de envío de emails comienza por tener una buena lista de contactos que se muestren activos e interesados en recibir los emails de tu empresa. Para ello, tu organización debería seguir estas dos reglas básicas:

• Nunca compres ni tomes prestada una lista de contactos ya que esto tendrá un efecto negativo en tu entregabilidad presente y futura. Estas listas ajenas suelen ser antiguas y contienen trampas antispam.

• Utiliza el doble opt-in. De este modo, cualquiera que se suscriba a tus emails recibirá un email de confirmación que deberá validar para poder enviar emails a su bandeja de entrada.

Limpiar con frecuencia las listas de contactos

Las listas de contactos cambian constantemente. Unos se suscribirán por primera vez a tus emails y otros se borrarán, cambiarán sus direcciones o perderán interés en el contenido de tu empresa.

En vez de enviarles emails que ya no les atraen, recomendamos eliminar periódicamente esas direcciones inactivas, así como aquellas direcciones que devuelven notificaciones de error, bloqueo, suscripción cancelada o quejas de spam tras cada campaña de marketing. De esta forma, se conservarán sólo aquellos contactos a quienes les interesan tus servicios y evitarás enviar emails a personas que ni siquiera abren los mensajes o a direcciones que ya no existen. Así, tus estadísticas de email se dispararán, los ISP recibirán señales muy positivas y tu entregabilidad mejorará de forma general.

Hacer una buena limpieza de contactos es una práctica que te recomendamos, por eso hemos creado el artículo 'Limpiar tu lista de email: por qué y cómo hacerlo correctamente', donde enseñamos cómo hacerlo.

Ten un perfil publico WHOIS

Un WHOIS es básicamente el DNI de tu sitio web. Da a conocer al mundo quién hay tras el nombre del dominio: sus técnicos y administrativos, la ubicación de sus oficinas, etc.

Tener un perfil público de WHOIS es una garantía para cualquier usuario de Internet —incluidos los ISP— de que existen personas físicas y legítimas detrás de las cámaras. Con unas credenciales acreditadas, será más probable que los responsables de la gestión de emails permitan que estos lleguen a sus respectivas bandejas de entrada.

Configura el SPF, DKIM y DMARC

Si esto te suena a chino, no te preocupes, pero es importante que sepas que tu equipo técnico tiene estos protocolos de autenticación configurados, ya que esto ayudará a los ISP a identificarte como remitente legítimo. Es una buena práctica y, de hecho, es obligatorio hacerlo ya que luego afectará positivamente a tu entregabilidad y a asegurar tus envíos.

Para no entrar mucho en detalles técnicos ahora, hemos elaborado una guía paso a paso de cómo configurar tu SPF, DKIM y DMARC, que puedes compartir con tu equipo técnico.

Ya has visto que la entregabilidad es mucho más importante de lo que parece. Si quieres profundizar más, te recomendamos descargarte nuestra guía sobre principios básicos y mejores prácticas en entregabilidad.

Mailjet es tu mejor aliado para el emailing

Después de ver la importancia de tener una buena entregabilidad y de cumplir con la seguridad y privacidad de los datos, es importante que sepas en quien confiar para todo lo relativo al emailing. Y, como no podía ser de otra forma, Mailjet es tu mejor aliado en estos temas. Veamos por qué.

Máxima confidencialidad de los datos

Mailjet fue el primer proveedor de servicios de email en el mundo en contar con la certificación AFAQ de AFNOR, que garantiza los principios de la RGPD, y en pasar un riguroso proceso para obtener la certificación ISO 27001, el estándar internacional para las mejores prácticas en seguridad de procesos de la información.

Adicionalmente, todos nuestros datos se almacenan en servidores europeos gracias a nuestros socios Google Cloud Platform.

Si quieres hacer mailing online sin tener que preocuparte por la seguridad y la privacidad de tus datos, Mailjet es tu elección. Para saber más, lee este artículo sobre la privacidad y la seguridad de datos en Mailjet.

Entregabilidad de primer nivel con un equipo de expertos dedicados para tu negocio

Las empresas que envían sus emails a través de Mailjet tienen la ventaja de disfrutar de una entregabilidad de primera categoría.

Además de la buena relación que mantenemos con los ISP de todo el mundo, nuestro equipo de expertos en entregabilidad también te ayudará a preparar las direcciones de IP dedicadas, en caso de optar por ellas, así como conocer las mejores prácticas en entregabilidad y refuerzo de tu reputación como remitente.

Además, en el Plan Grandes Cuentas, el Customer Success Manager asignado os ayudará a alcanzar vuestros objetivos y sacar todo el provecho de vuestros emails así como liderar iniciativas de mejora y formación para tu equipo.

Máxima escalabilidad y flexibilidad para enviar emails

Hay muchas formas de que podáis aprovechar todo el potencial de Mailjet: ponemos a tu disposición la posibilidad de utilizar nuestra interfaz directamente, integrar nuestra API de envíos o conectarte a nuestro servidor SMTP en cuestión de segundos.

Nuestra infraestructura es potente, fiable y segura por encima de todo. Permitirá a tu organización tener una escalabilidad infinita para lidiar con todo tipo de volúmenes de envíos de emails de hasta 15 millones de emails por hora, tanto emails transaccionales como emails de marketing, y estar preparados para aquellos picos de envíos de emails.

Envío de SMS transaccionales

Mailjet también te ayuda a impulsar tu negocio mediante el envío de SMS transaccionales, indispensables tanto por su eficacia como por su utilidad a la hora de mejorar la seguridad de tu plataforma de acuerdo con la nueva normativa P2D2.

Nuestra API de SMS, sencilla y confiable, permitirá a tu organización enviar fácilmente mensajes personalizados en más de 60 países para poder dar la bienvenida a tus nuevos clientes, enviarles códigos de autenticación o información sobre envíos.

En resumen, ya has visto que dominar la entregabilidad y la seguridad en emailing se ha convertido en un indispensable para tu negocio.

Entre las + 130 000 empresas que Mailjet impulsa, ya estamos trabajando con distinguidas empresas en tu sector, así que nos encantaría poder acompañaros a ti y a tu organización y ayudaros a sacar el máximo provecho del mailing online y alinearos con las mejores prácticas en entregabilidad y seguridad de datos.

***

Este post ha sido escrito por Pol Marine, marketing manager en Mailjet.