Tipps zur Zustellbarkeit, um den Spam-Ordner in dieser Urlaubssaison zu vermeiden

Darum sollten Sie Ihren E-Mail-Versand für die Feiertage im Voraus planen

Kurz gesagt: Genau wie bei der Vorbereitung Ihrer Urlaubsfeiern und dem Austausch von Geschenken ist der beste Rat, den wir Ihnen geben können, Ihrem E-Mail-Versand vorauszuplanen.

Die meisten Einzelhändler erzielen den Großteil ihres Umsatzes im vierten Quartal oder auch Q4 und auch bei ISPs (Internet Service Provider) wie Gmail, Outlook und Yahoo! wird das E-Mail-Volumen hochgeschraubt.

Somit neigen diese dazu, in dieser Zeit bei hoher E-Mail-Aktivität länger zu brauchen, um Probleme bei der E-Mail-Zustellbarkeit abzumildern.

Durch verantwortungsbewusstes Versenden und eine gut geplante Urlaubsstrategie können Zustellbarkeitsprobleme verhindert und so zum Erfolg in dieser Saison beitragen.

Hier sind einige Schlüsseldaten mit großen Versandvolumen, die Sie im Auge behalten sollten:

• 19.-23. November, 2023: Die Tage vor dem Black Friday, um bevorstehende Verkäufe zu bewerben

• 24. November, 2023: Black Friday (historisch gesehen der größte E-Mail Tag des Jahres)

• 27. November, 2023: Cyber Monday

• 6.-24. Dezember, 2023: Wochen vor Weihnachten, um Feiertagsverkäufe zu bewerben & Kunden ein frohes Weihnachtsfest zu wünschen

In Anbetracht der Tatsache, dass das Versenden von hohen E-Mail-Volumen während der Feiertagssaison ein globaler Trend ist, sollten Sie nicht vergessen, dass ISPs diese zusätzliche Last an E-Mails von jedem Ort der Welt bewältigen müssen.

Dies kann zu Verzögerungen bei der E-Mail-Zustellung und sogar zu vorübergehenden Verschiebungen führen, da die Server der ISPs mit Nachrichten überlastet sind.

Versandaktivitäten zur Feiertagssaison führen bekanntlich auch zu einer strengeren und aggressiveren ISP-Spamfilterung (wodurch es schwieriger wird, den Posteingang zu erreichen) und zu längeren Durchlaufzeiten bei Antworten von ISP-Kundensupportteams, wenn E-Mail-Service-Provider wie Mailjet sich an diese wenden, um Zustellbarkeitsprobleme zu lösen.

Natürlich ist dies nicht nur ein Problem, mit dem Mailjet konfrontiert ist. Die E-Mail-Branche ist weiterhin mit der Verbesserung der Nutzererfahrung beschäftigt, und E-Mail-Clients wie Google und Yahoo! haben bereits neue Maßnahmen zur Spam-Bekämpfung für die kommenden Monate angekündigt, die im ersten Quartal 2024 für Absender mit hohem Mailingaufkommen in Kraft treten werden.

Um der E-Mail-Branche zu helfen, sich besser vorzubereiten und Ihre Mitteilungen reibungslos in die Posteingänge Ihrer Kunden zu bringen, möchten wir Ihnen einige wichtige Best Practices und Tipps geben.

Die 3 häufigsten Gründe für Zustellbarkeitseinbrüche zu Feiertagen

Wir alle wollen in der Weihnachtszeit den E-Mail-Marketing-Jackpot knacken, aber manchmal kann sich das, was wie eine clevere Idee zur Umsatzsteigerung aussieht, in ein Zustellbarkeitsdesaster verwandeln. Achten Sie auf diese zweifelhaften Praktiken, um Ihr E-Mail-Programm im vierten Quartal zu schützen.

Von der plötzlichen Erhöhung des E-Mail-Volumens (+ohne Ankündigung) bin hin zum E-Mail-Versand an inaktive Empfänger – Achten Sie auf die folgenden Gründe, um Einbrüche Ihrer E-Mail-Zustellung zur Feiertagssaison zu vermeiden.

1. Grund: Plötzliche Erhöhung des E-Mail-Volumens “über Nacht”

In Anbetracht der Tatsache, dass das Versenden hoher E-Mail-Volumen zu bestimmten Stoßzeiten ein globaler Trend ist, ist es wichtig, dass E-Mail-Clients diese zusätzliche Menge an E-Mails bewältigen müssen.

Bei Sinch Mailjet sehen wir häufig einen Anstieg des E-Mail-Volumens um fast 60 % am Black Friday und um 17 % am Cyber Monday.

Je nach Menge der E-Mails kann dies zu Verzögerungen beim Versand und manchmal sogar zu Zeitverschiebungen auch bei Absendern mit einer positiven Absender-Reputation führen, wenn die Server der E-Mail-Clients überlastet sind.

Es ist auch bekannt, dass der E-Mail-Verkehr während dieser Zeiträume zu einer strengeren ISP-Spamfiltersytem führen. ISPs nehmen große Steigerungen des E-Mail-Volumens von Newslettern als “Spikes” wahr.

Diese werden von den ISPs sehr misstrauisch angesehen, da sie das Verhalten von Spammern nachahmen bzw. eine gängige Praxis darstellt. Die Konsequenz: Die E-Mails werden nicht zugestellt (Hard Bounce) oder der Spam-Filter wird aktiviert und sie landen im Spam-Ordner.

Illustration die einen Posteingang mit Spam-Ordner zeigt

Dies macht es noch schwieriger für Versender, den Posteingang der Empfänger erfolgreich zu erreichen. Auch führt dies zu längeren Bearbeitungszeiten seitens des ISP-Kundensupportteams, sollten Sie diese um Hilfe bitten.

Newsletter Softwares können nicht kontrollieren, ob ein ISP die E-Mails annehmen, oder wie schnell sie auf Supportanfragen reagieren.

Im Idealfall sollte jede Volumenzunahme von einem Tag auf den anderen nie mehr als 25 % betragen, gemessen an das Volumen, das Sie in den letzten zwei Wochen gesendet haben.

D.h. wenn Sie typischerweise an 100 000 Empfänger versenden, sollten Sie bei der nächsten Kampagne ca. 125 0000 Kontakte anvisieren, dann rund 156 000 und so weiter.

Dies entspricht dem gängigen IP-Warm-Up-Plan.

Ebenso können Sie sich ganz einfach den Mailgun Podcast “Email is not dead” in englischer Sprache anhören und erfahren, wie Sie Ihre IP-Adresse aufwärmen.

Absender mit hoher Datenqualität und Reputation können manchmal mit enormen Mengensteigerungen davonkommen. Doch das empfehlen vor allem bei den typischen E-Mail-Spitzenzeiten nicht.

Diese Empfehlung zur Vermeidung von Volumenspitzen ist in erster Linie für Absender mit einer dedizierten IP wichtig, denn für diese Versender ist eine sehr gute Zustellbarkeit in der Regel besonders wichtig.

Beachten Sie jedoch, dass es auch für Absender im Shared Pool wichtig ist, das Versandvolumen nur gemäßigt zu erhöhen. ISPs wie Google Mail verfolgen die Reputation auf Absenderadresse und Domain-Ebene, so dass Volumenspitzen von einer bestimmten Domain auch als verdächtig angesehen werden können.

2. Grund: Plötzlicher E-Mail-Versand an inaktive Empfänger

Neben einer rapiden Erhöhung des Versandvolumens, kann das plötzliche Anschreiben von inaktiven Kontakten ebenfalls zu einem Einbruch der E-Mail-Zustellbarkeit führen.

Inaktive Kontakte meint Empfänger, die seit einer gewissen Zeit nicht mehr mit Ihren E-Mails interagiert hat.

Das unerwartete Anschreiben dieser Kontakte kann zu hohen Bounce-Raten und Spamfallen führen, wenn die zu kontaktierenden Adressen nicht mehr existieren. Beide verursachen sehr schnell Zustellbarkeits-Probleme.

Es ist unter Umständen in Ordnung, auch Ihre inaktiven Empfänger anzuschreiben, doch machen Sie es mit Bedacht.

Nehmen Sie im ersten Schritt eine Reinigung Ihrer Kontaktlisten mit einem Tool wie den Mailjet-Validierungen vor und separieren Sie die inaktiven von den aktiven Empfängern.

Führen Sie anschließend mit einem kleinen Prozentsatz dieser Benutzer als Test. Wir empfehlen diese Testgröße auf maximal 10 % des Tagesvolumens zu beschränken, welches Sie zu Beginn versenden möchten.

Wenn der Test gut verläuft, dann können Sie versuchen, ihn beim nächsten Mal zu erhöhen – jedoch nur Schritt für Schritt.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle E-Mail-Adressen mit einem Dienst für E-Mail-Validierungen überprüfen. So garantieren Sie eine bessere Authentifizierung und können verhindern, dass Probleme wie ungültige Adressen oder Spam-Fallen Ihre E-Mail-Zustellbarkeit in einer so wichtigen Zeit des Jahres beeinträchtigen.

3. Grund: Plötzliche Zunahme der Versandfrequenz ohne Ankündigung

Während bei einem einmaligen Massenversand eher die ISP-Alarm schlagen und diese Praxis gerne direkt mit einer schlechten Zustellbarkeitsrate bestrafen, kanneine plötzliche Erhöhung der allgemeinen Verandfrequenz an die Empfänger sich ebenfalls negativ auswirken, besonders dann, wenn diese ohne Vorankündigung geschieht.

Von einer plötzlichen Erhöhung spricht man beispielsweise dann, wenn Sie Ihre Empfänger normalerweise einmal pro Woche einen Newsletter schicken und Sie den Versand von heute auf morgen auf drei Mal pro Woche erhöhen.

Doch wenn Empfänger nicht an diese neue hohe Versandfrequenz gewöhnt sind, bzw. nicht informiert werden, können diese davon schnell überfordert sein oder verärgert werden.

Dies kann zu höheren Spam- und Abmelderaten sowie niedrigeren Öffnungs- und Klickraten führen.

Option in Gmail E-Mail als Spam zu markieren

Alle diese Reaktionen werden von ISPs negativ bewertet, was zum Weiterleiten der E-Mail in den Spam-Ordner oder direkte Blockierungen führt.

Prinzipiell ist es in Ordnung, die Versandfrequenz zu erhöhen. In jedem Fall sollten Sie eine klare E-Mail-Strategie haben und nicht aus dem Bauch heraus mehr E-Mail-Kampagnen als sonst zu versenden.

Schauen wir uns nun Last-Minute Zustellbatkeitsprüfungen vor der Urlaubssaison an, damit Sie Ihre Empfänger erreichen und optimale Ergebnisse erzielen.

Last-Minute Zustellbarkeitstipps für die Feiertagssaison

Nachdem wir nun die häufigsten Gründe definiert haben, die es während der Feiertagssaison und besonderen Aktionstagen zu vermeiden gilt, gibt es weitere Tipps, um zwei entscheidende Elemente für die Zustellung Ihrer E-Mails zu verbessern: Ihre Absender-Reputation und den Inhalt Ihrer E-Mails.

Denken Sie an Ihre Absender-Reputation

ISPs berücksichtigen verschiedene Faktoren, um Ihre Absender-Reputation zu bestimmen. Es gibt verschiedene Authentifizierungsprotokolle, die Sie einrichten sollten, um ISPs zu zeigen, dass Sie ein Absender mit guten Absichten sind:

• SPF: Ein SPF-Eintrag auf dem DNS-Server (ein Dienst, dessen Hauptfunktion darin besteht, einen Domainnnamen in eine IP-Adresse zu übersetzen) ermöglicht es den Domainnennamenbesitzern, sich um ihren Ruf zu kümmern, indem sie entscheiden, wer das Recht hat, in Ihrem Namen E-Mails zu versenden. Jede Person, die nicht auf der Liste der autorisierten Adressen steht, gilt als Betrüger.

• DKIM: Dies ist ein Standard, der von ISPs verwendet wird, um zu überprüfen, dass während der E-Mail-Routine keine Phishing-Versuche begangen wurden. Er fügt der von Ihnen gesendeten E-Mail eine eindeutige Signatur hinzu. Der empfangende Server kann die Domain-Signatur überprüfen, um die Herkunft der Nachricht zu bestätigen und sicherzustellen, dass ihr Inhalt unterwegs nicht manipuliert wurde.

• DMARC: Es handelt sich um eine zusätzliche Schutzmaßnahme gegen den Diebstahl von Domainnamen. Wenn die SPF- und DKIM-Systeme ausfallen, teilt der

  DMARC-Standard dem Empfangsserver des Empfängers mit, ob die Nachricht zurückgewiesen oder als Spam betrachtet werden soll.

Erfahren Sie hier, wie Sie SPF und DKIM einrichten.

Richten Sie neue Domains rechtzeitig ein

Einige Absender sind der Auffassung, dass die optimale Vorgehensweise zur Vermeidung von Zustellungsproblemen darin besteht, eine neue Domain für Urlaubskampagnen zu nutzen.

Diese Absender sind der Überzeugung, dass eine neue Domain hilfreich ist, da sie Reputationsprobleme der Hauptdomain nicht auf ihre Urlaubsversandaktionen überträgt. Umgekehrt verhindert die neue Domain, dass die Reputation der Hauptdomain negativ beeinflusst wird, wenn während der Feiertagskampagnen etwas schiefgeht.

Bedauerlicherweise birgt die Einrichtung einer neuen Domain unmittelbar vor dem Start einer Kampagne wie der Weihnachtskampagne ihre eigenen Nachteile. Domains benötigen, ähnlich wie IP-Adressen, eine Einführungszeit.

Internetdienstanbieter neigen dazu, neuen Domains, die noch keine Versandhistorie aufweisen und von einem Tag auf den anderen Tausende von E-Mails versenden, mit Skepsis zu begegnen. Wir empfehlen den Betreibern neuer Versanddomains, den Aufwärmprozess rechtzeitig vorzubereiten.

Beginnen Sie mit einer begrenzten Anzahl von E-Mails (z. B. 100 E-Mails pro Tag) und setzen Sie den Fokus darauf, eine gute Zustellbarkeit dieser Nachrichten sicherzustellen. Steigern Sie dann allmählich das Versandvolumen.

Dies ist der beste Weg, um Ihre E-Mails vom Spam-Ordner fernzuhalten.

Inhalt Ihrer E-Mails

Inhaltlich gibt es ebenfalls mehrere Elemente, die die Alarmglocken der ISPs aufschreien lassen.

Hier sind die wichtigsten Tipps, die Sie bei der Gestaltung Ihrer Feiertags-E-Mail-Kampagnen beachten sollten, damit die ISPs Sie nicht für einen Spammer halten:

• Halten Sie Ihre Betreffzeile zwischen 35 und 50 Zeichen lang.

• Verwenden Sie nicht ALLE GROSSBUCHSTABEN in der Betreffzeile oder im Textkörper).

• Vermeiden Sie die Verwendung von Spam-Wörtern (“Kostenlos”, “Verkauf”, “Bargeld”, “Zeitlich begrenztes Angebot” usw.).

• Senden Sie Inhalte, für die sich Ihre Abonnenten angemeldet haben und die von Ihnen erwartet werden.

• Verwenden Sie ein Text-Bild-Verhältnis von etwa 60 % Text und 40 % Bild.

• Fügen Sie in jede Ihrer Marketingbotschaften einen Abmeldelink ein.

Der E-Mail-Editor von Mailjet

Weitere Ressourcen zur Vorbereitung Ihrer E-Mail-Kampagnen zum Jahresende

Beginnen Sie mit der Zusammenstellung erstaunlicher Marketing und Transaktions-E-Mails für die Feiertage, die Ihnen helfen werden, Ihre Marke aufzubauen und Ihren Umsatz zu steigern.

Wir haben all unsere Ressourcen in einem einzigen Artikel zusammengefasst, mit dem Sie in dieser Saison den Kampf um den Posteingang gewinnen:

• Erfahren Sie unserem ultimativen Leitfaden für den E-Mail-Versand zu Weihnachten, wie Sie neben überzeugenden Inhalten für Ihre Kampagnen, eine festliches E-Mail-Design erstellen und wie 6 E-Mail-Kampagnen Ideen für Ihre Weihnachts-Newsletter aussehen.

• Die besten E-Mail-Vorlagen für Ihre Weihnachtsmails

• Und falls Sie im Oktober noch ein paar Ideen benötigen, haben wir Tipps für spooky Newsletter für Ihr E-Mail-Marketing zu Halloween

• Auch für den Black Friday und Cyber Monday haben wir Marketing-Tipps für Sie gesammelt

Und jetzt

Denken Sie daran, dass nicht nur Sie, sondern fast jeder E-Mail-Versender zu diesen Spitzenzeiten mehr Kampagnen versendet. Das bedeutet einen intensiven Kampf um die Aufmerksamkeit im Posteingang.

Mehr E-Mails im Posteingang eines Empfängers (von Ihnen und dem Rest des Internets) bedeuten weniger Chancen für das Lesen einer bestimmten E-Mail. Infolgedessen kann es sein, dass Sie saisonbedingt eine etwas niedrigere Öffnungsraten sehen werden.

Daher gilt gerade zu Versand-Spitzenzeiten: Klasse ist besser als Masse. Starten Sie gleich durch. Loggen Sie sich dazu in Ihrem Konto ein oder erstellen Sie eins kostenlos:

Dies ist die überarbeitete Version eines Artikels, der ursprünglich von Lauren Meyer verfasst wurde.